Czasopisma Księgowych on-line

Wydawnictwo Podatkowe
niedziela, 29 stycznia 2023 r.
Ostatnia aktualizacja: 27.01.2023 r., godz. 12:06 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 192.466 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Uwaga: Do 31 stycznia 2023 r. część płatników składek przekazuje do ZUS informację ZUS IWA za 2022 r. Uwaga: Do 31 stycznia br. przedsiębiorca zamierzający opłacać mały ZUS plus dokonuje odpowiedniego zgłoszenia do ubezpieczeń 31 stycznia 2023 r. (wtorek) mija termin złożenia do US: CIT-6R, CIT-6AR, CIT-10Z, CIT-11R za 2022 r. 31 stycznia 2023 r. (wtorek) mija termin złożenia do US: PIT-11, PIT-8C, PIT-R, PIT-40A/PIT-11A, PIT-4R, PIT-8AR za 2022 r. 31 stycznia 2023 r. (wtorek) mija termin złożenia do US druku ZAW-RD, tj. zawiadomienia o wyborze opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (tzw. estoński CIT)
SPIS NUMERÓW Ubezpieczeń i Prawa Pracy
Rocznik
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19
do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 20
z dnia 10.10.2022
X
Uwaga ! Do pobrania i przeglądania publikacji wymagana jest jednorazowa instalacja czytnika (programu) eWYDANIE Gofin.
?
X
Uwaga ! Dostęp do mobilnych e-wydań prenumerowanych tytułów możliwy jest poprzez aplikację GOFIN NEWS.
Więcej o aplikacji GOFIN NEWS znajdziesz tutaj »
?
pokaż fragmenty artykułów
Wprowadzenie
Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą), a (...)
str. 3
I.
Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmodyfikowano w art. 94 K.p. treść obowiązku zawartego w powołanym wcześniej pkt 9a wskazując, że pracodawca ma obowiązek: "prowadzić (...)
str. 4
1.
Zmiana postaci dokumentacji i jej odwracalność
Ogólne zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 94 8 K.p., w którym dopuszczono zmianę postaci dokumentacji w dwie strony: z papierowej na elektroniczną (...)
str. 5
2.
Możliwość etapowego przeprowadzania elektronizacji
Mimo początkowych wątpliwości w tym zakresie przyjęto, że ze względu na możliwość równoczesnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej (...)
str. 7
3.
Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej
Część pracodawców błędnie łączy ze sobą dwa procesy - złożenie w ZUS-ie raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA oraz proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, przyjmując, że elektronizacja (...)
str. 8
4.
Dostęp pracownika do e-dokumentacji
Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych, a od dnia 1 stycznia 2019 r. przewidziano także wprost w przepisie art. 94 12 K.p. prawo do (...)
str. 9
5.
Dołączanie dokumentów papierowych do e-dokumentacji
Przeprowadzenie procesu elektronizacji dokumentacji nie oznacza, że w obiegu nie pojawią się już żadne dokumenty papierowe, dlatego ustawodawca przewidział standard postępowania w takich przypadkach. Otóż (...)
str. 10
II.
Techniczne wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Do końca 2018 r. w przepisach prawa pracy nie było żadnej regulacji dotyczącej technicznych wymagań co do aplikacji wykorzystywanych w działach kadr i płac, a (...)
str. 11
1.
Wymagania dla systemu teleinformatycznego
Zgodnie z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumentacja elektroniczna jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który ponadto musi spełniać określone w rozporządzeniu (...)
str. 12
2.
Rodzaje plików, jakie mogą być przechowywane
Z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej przechowywane są dokumenty zapisane albo w postaci plików lub jako rekordy (...)
str. 15
3.
Metadane
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło na grunt przepisów prawa pracy pojęcie metadanych, które jednak nie zostało zdefiniowane, a więc musimy odwołać się do jego (...)
str. 17
4.
Zasady przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi
W rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Należy jednak zauważyć, że rozdział ten nie dotyczy przeniesienia (...)
str. 21
III.
Zasady postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji
Ustawodawca przyjął, że pracownicy powinni mieć wiedzę na temat postaci, w jakiej jest prowadzona ich dokumentacja pracownicza, gdyż wpływa to także na ich uprawnienia, np. (...)
str. 23
1.
Obowiązek informacyjny 1- lub 2-etapowy
W Kodeksie pracy obowiązku informacyjnego dotyczą dwa przepisy - art. 94 9 § 1 oraz § 2, przy czym pierwszy dotyczy pracowników, a drugi byłych (...)
str. 24
2.
Treść i sposób doręczenia informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zakres obowiązku informacyjnego różni się przedmiotowo, jeśli chodzi o pracowników i byłych pracowników i co więcej również sama nazwa pisma przekazywanego tym dwóm grupom pracowników (...)
str. 25
3.
Zasady wydawania poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom
Sposób wydania poprzedniej postaci dokumentacji także jest uregulowany częściowo w Kodeksie pracy, a częściowo w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z Kodeksu pracy wynika tylko (...)
str. 27
IV.
Elektronizacja akt osobowych
W ramach procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej z całą pewnością najbardziej skomplikowanym i czasochłonnym jej etapem będzie elektronizacja akt osobowych, która zresztą najczęściej następuje na końcu (...)
str. 28
1.
Audyt akt osobowych przed wdrożeniem e-teczek
Punktem wyjścia przy wdrażaniu elektronizacji w zakresie akt osobowych jest ponowne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części e-teczki i jednoczesne przeprowadzenie audytu RODO w archiwalnych teczkach (...)
str. 29
2.
Dodatkowe zbiory dokumentów
Planując elektronizację akt osobowych trzeba zastanowić się nad tym, czy poza klasycznym podziałem akt osobowych na części A-D nie warto wprowadzić dodatkowych części e-dokumentacji, które (...)
str. 33
3.
Podział części B akt osobowych na podczęści
Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B (...)
str. 34
4.
Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki
Zagadnienie kontynuowania e-teczki ma związek ze zdarzającymi się w praktyce sytuacjami, gdy pracownik wraca do pracodawcy ponownie do pracy po przerwie nawet kilkuletniej. W tym (...)
str. 35
V.
Elektronizacja w obszarze czasu pracy
Elektronizacja w obszarze dokumentacji czasu pracy jest skomplikowana z dwóch względów, przede wszystkim dzięki temu, że w Kodeksie pracy istnieje kilka przepisów, które ciągle wymuszają (...)
str. 36
1.
Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory
Dokumentacja indywidualna z zakresu czasu pracy nie stanowi jednego zbioru w ramach dokumentacji pracowniczej, gdyż ostatecznie w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z (...)
str. 36
2.
Dokumenty zbiorowe przechowywane na innych zasadach
W ramach dokumentów związanych z czasem pracy nie wszystkie dokumenty mają charakter indywidualny, a więc nie wszystkie wchodzą w zakres pojęcia "dokumentacja pracownicza" w rozumieniu (...)
str. 38
3.
Obligatoryjna dokumentacja papierowa
W Kodeksie pracy w dziale VI dotyczącym czasu pracy istnieje ciągle kilka przepisów, które wymagają złożenia wniosku pisemnego przez pracownika, co znacząco utrudnia proces elektronizacji (...)
str. 38
4.
Możliwość stosowania plików Excel w obszarze czasu pracy
Wprowadzenie od dnia 1 stycznia 2019 r. wymagań technicznych dotyczących dokumentacji pracowniczej spowodowało, że powszechnie używany w działach HR plik Excel nie może już służyć (...)
str. 40
VI.
Elektronizacja wniosków urlopowych
Samodzielną część pozostałej dokumentacji pracowniczej stanowią wnioski urlopowe, ale opisując ten zbiór dokumentów należy zwrócić uwagę na brzmienie przepisu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które (...)
str. 41
1.
Zakres wniosków podlegających elektronizacji
Dokumentacja urlopowa jest bardzo jednolita, gdyż składa się tak naprawdę z jednego rodzaju wniosku dotyczącego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnie z dokumentów związanych z przesuwaniem czy (...)
str. 41
2.
Elektroniczne plany urlopów
Część pracodawców prowadzi plany urlopowe, które mają charakter zbiorczy i obejmują pracowników z danego obszaru/działu czy wręcz z całej firmy, co spowodowało pytania w praktyce, (...)
str. 43
VII.
Zmiany ułatwiające elektronizację dokumentacji pracowniczej
W 2022 r. procedowanych jest kilka nowelizacji przepisów prawa pracy i prawa podatkowego, które ułatwią działom kadr i płac prowadzenie elektronicznej dokumentacji. Z całą pewnością (...)
str. 44
1.
Oświadczenia podatkowe składane od dnia 1 stycznia 2023 r.
Zgodnie z nowym art. 31a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 (...)
str. 44
2.
Wnioski związane z rodzicielstwem
Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę work-life balance wprowadzi możliwość złożenia większości wniosków w postaci elektronicznej, co będzie ogromnym przełomem, gdyż dotychczas wnioski o każdy (...)
str. 44
3.
Oświadczenia i dokumenty związane z wdrożeniem pracy zdalnej
Przepisy dotyczące pracy zdalnej będą pozwalały w zasadzie na całkowite pominięcie papierowych wniosków oraz oświadczeń i możliwe będzie wdrożenie w organizacji pracy zdalnej wyłącznie z (...)
str. 45
4.
Oświadczenia związane z kontrolą trzeźwości
Wdrożenie przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków działających podobnie do alkoholu będzie wymagało od pracodawcy przede wszystkim wprowadzenia (...)
str. 47
5.
Oświadczenia związane z zatrudnianiem pracowników
Również zmiany wdrażające dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej przewidują możliwość, aby niektóre dokumenty, dla których dzisiaj jest jeszcze wymagana (...)
str. 47
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.