Czasopisma Księgowych on-line
Wydawnictwo Podatkowe
poniedziałek, 9 grudnia 2024 r.
Ostatnia aktualizacja: 9.12.2024 r., godz. 12:56 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 52.031 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
SPIS NUMERÓW Ubezpieczeń i Prawa Pracy
Rocznik

Dokumentacja pracownicza po zmianach
Dodatek nr 4
do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4
z dnia 10.02.2019

X
Uwaga ! Do pobrania i przeglądania publikacji wymagana jest jednorazowa instalacja czytnika (programu) eWYDANIE Gofin.
?
X
Uwaga ! Dostęp do mobilnych e-wydań prenumerowanych tytułów możliwy jest poprzez aplikację GOFIN NEWS.
Więcej o aplikacji GOFIN NEWS znajdziesz tutaj »
?
pokaż fragmenty artykułów
I.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

1.

Nowe zasady i regulacje przejściowe

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) może być gromadzona i przechowywana w formie papierowej (...)
str. 2
2.

Reguły dotyczące akt osobowych

Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych (...)
str. 4
3.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowadzona tak jak przed tym dniem, tj. odrębnie dla każdego pracownika. (...)
str. 7
4.

Pozostałe ewidencje, rejestry i wykazy

Rozporządzenie z 2018 r. nie nakazuje prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i (...)
str. 8
II.

Formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji

1.

Zasady ogólne dotyczące formy dokumentacji

Pracodawca może od początku 2019 r. prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo elektronicznej. Dokonanie wyboru jednej z nich nie wywołuje żadnych negatywnych (...)
str. 9
2.1.

Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków

Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną to konieczność przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu znajdującego się w dokumentacji każdego pracownika. W art. 94 8 (...)
str. 9
2.2.

Podpisanie i opieczętowanie dokumentów

Do utworzenia wersji cyfrowej i papierowej dokumentacji pracowniczej niezbędne jest popisanie wszystkich dokumentów wchodzących w jej skład. W tym pierwszym przypadku pracodawca albo osoba przez (...)
str. 10
2.3.

Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Z decyzją o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wiążą się obowiązki informacyjne. Zgodnie z art. 94 9 § 1-2 K.p., pracodawca musi poinformować (...)
str. 11
2.4.

Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie

Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi (...)
str. 12
3.1.

Szczególne warunki dotyczące dokumentacji papierowej

Według zmodyfikowanego art. 94 pkt 9b K.p. oraz uzasadnienia do ustawy zmieniającej, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób, który zapewni: poufność - dostęp do (...)
str. 13
3.2.

Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej

E-dokumentacja ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który, zgodnie z § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r., powinien zapewnić: zabezpieczenie jej przed (...)
str. 14
3.3.

Przenoszenie e-dokumentacji między systemami

W razie konieczności przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego, pracodawca będzie musiał utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator (...)
str. 14
III.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

1.

Zasady ustalania okresów archiwizacji

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi od 1 stycznia 2019 r. okres trwania stosunku pracy oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w (...)
str. 15
2.

Zasady niszczenia dokumentacji

Po upływie podstawowych i przedłużonych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie mógł ją zniszczyć, jeśli były pracownik nie odbierze jej w terminie wskazanym w zawiadomieniu. (...)
str. 17
IV.

Obowiązki i prawa związane z dokumentacją

1.

Kontynuacja prowadzenia dokumentacji w razie ponownego zatrudnienia

Jeśli pracodawca nawiąże ponownie stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, nie będzie miał obowiązku zakładania nowej dokumentacji (...)
str. 17
2.

Informacja dołączana do świadectwa pracy

Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r. wiąże się dla pracodawcy z nowym obowiązkiem informacyjnym, określonym w art. 94 (...)
str. 17
3.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji

Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. jest wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94 12 K.p.). Jego realizacja następuje na wniosek złożony (...)
str. 18
4.

Postać przekazywania dokumentów

Po 1 stycznia 2019 r. pracodawca może wysyłać i otrzymywać niektóre dokumenty w postaci papierowej albo elektronicznej. Chodzi o: wniosek pracownika o wydanie kopii części (...)
str. 19
V.

Odpowiedzialność pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w sposób w jaki określają to przepisy prawa, a jeśli jej nie (...)
str. 19
VI.
str. 20
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.